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La tecnologia ci aiuta ad individuare i costi di stampa del tuo ufficio, esistono software di monitoraggio che ti possono dire quanti fogli stampi in un determinato periodo.
La maggior parte delle Aziende non è a conoscenza dei propri costi di stampa, sanno quanto pagano d’affitto, sanno il costo delle autovetture, ma non sanno quanto spendono nell’acquisto delle stampanti o fotocopiatrici. Non sono a conoscenza di quanto spendono in cartucce ed eventuale assistenza, oltre al fatto che non sanno esattamente quando hanno acquistato la stampante. Quindi è impossibile fare un analisi precisa, ed è impossibile sapere i costi di stampa. Conoscerli è importante perchè vuol dire essere consapevole di quanto si spende, e in certi casi sono cifre altissime con un’influenza importante sui bilanci. Di fatto sono sprechi che si possono evitare. 
Per reperire questi dati la maggior parte delle aziende deve investire tempo. Deve cercare le fatture delle cartucce, cercare la fattura di acquisto della stampante, verificare se hanno mai fatto assistenza o cambiato dei pezzi, oppure se anno acquistato oltre le cartucce anche dei tamburi e delle vaschette di recupero. Tutte queste informazioni servono per conoscere il costo finale. Il nostro obbiettivo è sapere quanti fogli si stampano e quanto costano caduno, per individuare una valore di spesa in un determinato periodo, ad esempio in un anno o in un mese. Vediamo insieme come sia possibile conoscere questo costo utilizzando un programma specifico.
Con i software di monitoraggio in un attimo hai tutte queste informazioni, con un click sai ogni giorno quante sono le stampe prodotte. Ci sono anche alcuni programmi che ti dicono ogni singolo utente quanto ha stampato e puoi scaricare il tutto in un file di excel. Inoltre puoi sapere quante cartucce hai usato e la data esatta di quando le hai montate. L’applicazione ti permette  anche di dare un valore per ogni stampa prodotta, così in automatico hai la possibilità di sapere quanto hai speso, anche per un certo periodo.
Il software funziona anche per una singola stampante, il requisito fondamentale e che deve essere in rete, perchè il software rileva i dati tramite l’indirizzo IP della stampante, naturalmente più dispositivi avete più il sistema velocizza il lavoro di conteggio dei costi.
Oltre a rilevare i costi e darvi i conteggi delle stampe fatte, che oltretutto vi serve per scegliere la stampante giusta, vi permette di risparmiare sicuramente sia tempo che denaro. Il software vi avvisa quando stanno per finire le cartucce di stampa, con un range di allert modificabile, vi invia in automatico una mail per avvisarvi. Normalmente è tarato al 20%  
Ora analizziamo il sistema tradizionale per sapere il costo di ogni singola pagina stampata, che è il seguente:
La prima cosa da considerare è che una risma di carta ha 500 fogli. La seconda è la copertura del foglio (vi ricordiamo che normalmente le case costruttrici danno una durata in fogli stampati, ma non tutti sanno che questa durata è con copertura al 5% del foglio, vuol dire la classica lettera commerciale senza loghi, con circa 10 righe non in grassetto).
Per le stampanti monocromatiche il modo più semplice per saperlo è quello di aprire una risma nuova di carta quando si cambia il toner e continuare sempre con risme nuove fino a quando non finisce il toner, poi contare i fogli rimanenti dell’ultima risma aperta. Se invece avete una macchina con lettura delle stampe fatte, basta fare una lettura quando si mette il toner nuovo e rifarla quando finisce. Vi anticipo che è molto difficile tenere il 5% di copertura.
Per il colore, se si ha una macchina che mostra il conteggio delle stampe si usa lo stesso metodo del monocromatico, considerando che quando si stampa a colori la macchina usa anche il nero. Per nostra esperienza, per fare più velocemente fate questa operazione: sommate il costo di tutti e quattro i toner o cartucce, dividete il totale per il numero di stampe che la casa madre ha dichiarato, ma prima diminuitele del 10% (naturalmente questo vale se si stampano documenti normali, non fotografie). Alcuni marchi hanno anche altri consumabili come tamburi, vaschette o developer, dovete sommare anche questi al costo dei toner e dividerlo per il numero di copie che fanno, sempre diminuendolo del 10%: avrete così una cifra che si avvicina molto alla realtà.
Oltre al costo delle cartucce c’è da aggiungere il costo della stampante degli accessori (vaschette, tamburi, ricambi) e di eventuale assistenza.
Come potete vedere c’è una differenza abissale tra il software di monitoraggio e farlo a mano, a livello di tempo e precisione dei dati. Tenere sotto controllo i costi è fondamentale per ogni imprenditore.
La nostra Azienda vi può fornire questa opportunità monitorando il vostro parco stampanti, il servizio viene erogato sotto forma di abbonamento trimestrale, e i costi sono molto bassi, se volete maggiori informazioni potete mandare una mail a commerciale@noleggio-fotocopiatrici,com
Grazie
Alla prossima 
  Noi ti possiamo aiutare a fare una scelta consapevole
#BeSevenBeHappy