Quando si tratta di noleggiare una stampante per le esigenze aziendali, uno degli aspetti cruciali da considerare è come vengono conteggiate le copie. Questo è un punto che spesso genera confusione, poiché i metodi di conteggio possono variare notevolmente da un fornitore all’altro. In questo articolo, esploreremo i diversi approcci utilizzati e approfondiremo il concetto di copie incluse nei contratti di noleggio di stampanti.
È importante notare innanzitutto che molti contratti di noleggio di stampanti non includono un numero fisso di copie nel prezzo. Questo significa che le copie prodotte non vengono conteggiate come parte integrante del contratto stesso. Invece, il fornitore di servizi fa affidamento su un modello di business che si basa sul consumo effettivo, addebitando le copie stampate in base al numero effettivo di pagine stampate o copiate.
Questa pratica può generare dubbi e incertezze per i clienti, che potrebbero chiedersi come verranno calcolati i costi e se ciò potrebbe comportare spese impreviste. Tuttavia, per il fornitore di servizi, questa modalità offre un vantaggio significativo: la flessibilità. Senza un limite di copie stabilite nel contratto, i fornitori possono adattare i loro prezzi in base alle effettive esigenze del cliente, garantendo una maggiore aderenza alle specifiche necessità aziendali.
Inoltre, c’è da considerare un altro aspetto importante: il “rollover” delle copie. Molte aziende potrebbero non essere consapevoli del fatto che, in assenza di un meccanismo di accumulo delle copie non utilizzate, queste vengono perse alla fine del periodo di fatturazione. Questo significa che se un’azienda ha sottoscritto un contratto che prevede un certo numero di copie al mese e non le utilizza tutte, non può conservarle per il mese successivo.
Qui è dove emerge un’altra differenza significativa. Noi di Seven, a differenza di molti altri fornitori, includiamo nel contratto un meccanismo di accumulo delle copie non utilizzate. Questo significa che se il vostro consumo di copie è inferiore al limite previsto nel contratto, le copie non utilizzate vengono accumulate e possono essere utilizzate in seguito, durante la durata del contratto, di seguito faremo un esempio.
Questo offre un valore aggiunto notevole ai nostri clienti, consentendo loro di massimizzare l’utilizzo dei servizi di stampa senza sprechi o perdite.
Fate bene i conti prima di firmare un contratto di noleggio
Quando si valuta un contratto di noleggio di stampanti, è essenziale fare bene i conti e comprendere appieno i costi coinvolti. Mentre alcuni contratti potrebbero presentare un canone fisso senza includere le copie, è importante tenere presente che il costo effettivo dipenderà dal volume di stampa e dalle tariffe applicate alle copie prodotte.
Noi consigliamo sempre di chiedere al fornitore il costo delle copie sia monocromatiche che a colori e di effettuare una stima accurata del proprio volume di stampa mensile. Questo permetterà di avere un’idea chiara dei costi aggiuntivi da considerare oltre al canone di noleggio.
Ad esempio, se vi viene proposto un canone di noleggio di 49 euro al mese senza copie incluse e prevedete di stampare 1000 copie monocromatiche e 500 copie a colori al mese, con un costo rispettivamente di € 0,01 per copia monocromatica e € 0,07 per copia a colori, potete facilmente calcolare i costi aggiuntivi.
Per le copie monocromatiche, 1000 copie a € 0,01 ciascuna corrispondono a 10 euro, mentre per le copie a colori, 500 copie a € 0,07 ciascuna corrispondono a 35 euro. Sommando questi costi al canone di noleggio di 49 euro, il costo totale mensile diventa 94 euro.
Fare questi calcoli vi consentirà di prendere una decisione informata e di evitare sorprese sgradevoli sulle spese una volta che il contratto è stato firmato. Ricordate sempre di considerare il vostro volume di stampa e le tariffe applicate per ottenere un quadro completo dei costi mensili effettivi.
Così, si offrono ai lettori strumenti pratici per prendere decisioni informate durante il processo di contrattazione.
Un esempio pratico:
Supponiamo di avere un contratto di noleggio di una stampante nuova che prevede l’inclusione di 1000 copie monocromatiche e 500 copie a colori al mese. Dopo tre mesi, si effettua la lettura dei contatori e si scopre che sono state stampate 4000 copie monocromatiche e 1000 copie a colori.
Secondo il contratto, avremmo dovuto stampare un totale di 3000 copie monocromatiche e 1500 copie a colori in tre mesi. Tuttavia, essendo stati stampati 4000 copie monocromatiche, abbiamo un debito di 1000 copie monocromatiche oltre al limite previsto. D’altra parte, poiché sono state stampate solo 1000 copie a colori invece delle 1500 previste, abbiamo un credito di 500 copie a colori.
In questa situazione, nella maggior parte dei casi, il fornitore di servizi potrebbe addebitare le 1000 copie monocromatiche extra, mentre le 500 copie a colori non utilizzate verrebbero perse.
Quindi, per il prossimo periodo di lettura dei contatori, il contatore si azzererebbe e si ricomincerebbe da capo, con la possibilità di accumulare nuovamente copie non utilizzate. Questo ciclo di lettura e addebito dei contatori si ripeterebbe nel corso del contratto di noleggio, con l’azienda che deve tenere sotto controllo il proprio utilizzo di copie per evitare spese aggiuntive e massimizzare il valore del contratto di noleggio.
Questo esempio illustra come sia importante monitorare attentamente il consumo di copie e comprendere le politiche di conteggio e addebito del proprio fornitore di servizi di stampa al fine di gestire al meglio i costi e le risorse aziendali.
In conclusione, quando si valuta un contratto di noleggio di stampanti, è essenziale comprendere come vengono conteggiate le copie e quali sono le politiche relative al consumo e all’accumulo delle copie non utilizzate. Mentre molti fornitori seguono un modello di addebito basato sul consumo effettivo, è importante cercare un partner che offra flessibilità e valore aggiunto, come noi di Seven, che mettiamo al centro delle nostre politiche la soddisfazione e le esigenze dei nostri clienti.
Noi ti possiamo aiutare a fare una scelta consapevole, contattaci via mail a commerciale@noleggio-fotocopiatrici.com
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Noi ti possiamo aiutare a fare una scelta consapevole
